こんにちは、凡才です。
会社勤めの方には、切っても切り離せないのが「会議」です。
しかし、
- とにかく長い
- 結論が出ない
- 何のための会議か分からない
- ネガティブなことしか言わない人がいる
など、会議に困った経験がある方も多いのではないでしょうか。
IT化、自動化で仕事の進め方が進化する中で、いまだに一向に進化していないのが「会議」なのです。
そこで今回から、
実りある会議を実現するための「ファシリテーション術」について紹介します。
初回となる今回は、「いい会議とはどんなものか」を解説します。
会議ってスマートにことが決まったためしがないんですが、どこでもあんな感じ？
どんな会議を目指せばいい？
という方に役立つ記事です。ぜひ最後までお読みください。
参考書は、「ゼロから学べる！ファシリテーション超技術」です。
なぜ会議がうまくいかない？
多くの方が思い悩む会議ですが、なぜこんなにうまくいかないと思いますか？
答えは単純で、何が「いい会議」なのかを知らない人がほとんどだからです。
皆さんは、「いい会議」と聞いて何をイメージするでしょうか。
TVで放送される討論番組のように、自分の意見をぶつけ合って、
白熱した議論の末に結論が出る会議を「いい会議」と思う方が多いと思います。
しかし、本来「会議に白熱するような議論は不要」なのです。
ヒートアップした議論はいつまでもラチがあきませんし、
どんどん話がすり替わって、時間は長くなり、発言者は偏り、雰囲気は気まずくなり、
何も決まらずに持ち越しになります。
結局、上司の一言で無理やり結論が決まり、
「今までの時間は何？」とモヤモヤした経験、皆さんにもありませんか？
世間には、このような間違った「いい会議」のイメージが浸透しているのです。
TVの討論番組は、「なにも結論を出す必要がない」「見せ物」としての議論なので、
あれを実際の会議の場でやってもなにも決まりませんし、たぶん嫌われます
いい会議とは？
では、逆に目指すべき「いい会議」とはどんなものか。
- 時間通り終わる
- まとまる
- 脱線しない
- 意見が出る
- 雰囲気が良い etc…
色々挙げられると思いますが、これらを体系化すると、「いい会議」とは以下の条件を満たす会議です。
- 時間厳守
- 決まる、まとまる
- 参加者の納得度が高い（最重要）
確かに、こんな会議なら憂鬱じゃないかも！
残念ながら、これらのことを意識して会議に臨んでいる人はほとんどいないでしょう
だからこそ、これらのポイントを知って意識するだけでも、
会議中の立ち回りは変わってきますよ！
中でも最後の「納得度」は最重要視すべき条件です。
なぜなら、納得しないと人は動いてくれません。
せっかく発言した意見が取り入れられずに無理やり出された結論では、
「そっちが決めたんだから、そっちで勝手にやって」と協力が得られないことが多いです。
これでは、何のためにメンバーを集めたのかわかりませんね。
もちろん全員の意見が完全に一致することは珍しいのですが、
少なくとも会議後に参加者が「行動してくれる」レベルでは納得してもらう必要があります。
そのようなみんなが納得できる「いい会議」をするために、
ファシリテーションの技術が必要なのです。
ファシリテーションとは？
ビジネスの場面で頻繁に耳にする言葉ですが、改めて意味を確認しておきます。
ファシリテーションの本来の意味は、「会議の”円滑な”進行」です。
ただ「進行さえすればOK」ではなく、円滑に進めるにはどうするかを考える必要があるのです。
また、ファシリテーションの技術を身に付けると、
「仕事が楽しくなる」という副次効果も得られます。
まさに、「会議を制する者は仕事を制する」ということです。
まとめ
ファシリテーションを学ぶ前提となる、「いい会議」について、説明しました。
- 時間厳守
- 決まる、まとまる
- 参加者の納得度が高い（最重要）
世間にあるイメージは、会議の本来あるべき姿ではありません。
「いい会議」を目指して、一緒に学んでいきましょう。
あるべき姿を思い描いておくことが大切です！
以上、凡才でした。
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