こんにちは、凡才です。
前回は、会議の種類について説明をしました。
どんな会議がどのように分類されるのか、イメージしていただけたのではないでしょうか。
今回から、いよいよ具体的なファシリテーション術について入っていきます。
具体的にファシリテーターがすべきことを知りたい
何となく作ってるけど、会議のアジェンダって必要？
という方に役立つ記事です。ぜひ最後までお読みください。
引き続き、参考書は「ゼロから学べる！ファシリテーション超技術」です。
ファシリテーターに求められること
はじめに、ファシリテーター（ファシリテーションする人）に求められることについて説明します。
主に以下の3つです。
- 会議をデザイン（設計）できるか
- 会議をリードできるか
- ”場づくり”をできるか
１つずつ見ていきましょう。
会議をデザイン（設計）できるか
ファシリテーターは単に会議を進行する人ではありません。
会議の目的を明確にしたうえで、「議論の順番を組み立てる」ことが必要です。
このため、会議前にアジェンダ（会議の進行表）をつくる必要があります。
アジェンダを作る段階で、
「どのような順番でどのように議論すれば、参加者が納得できる結論が出せるか」について、
おおよそ設計しておきます。
この会議設計で会議の質が決まると言ってもいいほど、
ファシリテーターの役割の中でも特に重要なものです。
何となく議題が分かればいいや、ぐらいで作っている人が多いのではないでしょうか。
アジェンダの具体的な作り方については、後半で紹介します。
会議をリードできるか
基本的に、会議の場では事前に作ったアジェンダに沿って進行します。
どのような順番で誰に発言してもらうか、どのように意見を整理するか、
どのように時間管理するかを考えながら、アジェンダの内容を確実に進めることが求められます。
一方、ファシリテーターが会議の進行に努める分、
その他の参加者は「意見を述べる」ことが重要な役割です。
お互いにしっかり役割を認識しておきましょう。
”場づくり”をできるか
例えば、あなたが参加した会議のファシリテーターが眉間にしわを寄せて腕組みをして話していたら、意見が言いやすいと思いますか？
参加者に活発に意見を出してもらうために、
ファシリテーターは「心理的に安心できる場」を演出する必要があります。
具体的な方法については、別の記事で紹介しますが、
どれも意識すればすぐにできることばかりなので心配はいりません。
以上をまとめると、ファシリテーターの役割は、
- （会議前）アジェンダを作成して、会議の流れを組み立てる
- （会議中）アジェンダ通りに進行する
- （会議中）意見が出しやすいような”場づくり”
になります。
ただ単に「司会進行」するだけの人にならず、ファシリテーターになるために、これらの役割を意識していきましょう。
アジェンダのフォーマット
ファシリテーターの役割の中で、特に重要だとお伝えしたのが「アジェンダ作成（会議設計」です。
「うちはちゃんとアジェンダ作ってますよ」という人もおられるかもしれませんが、
よくあるのが以下のようなものです。
日時：〇月〇日（月）13:00~
場所：○○会議室
メンバー：職場の雰囲気改善プロジェクトメンバー
議題：
- 雰囲気改善策の検討
- 実施事項の決定
- スケジュールと役割分担について
ですがこれは、アジェンダとしてまだ不十分です。
なぜなら、「会議の目的がはっきりとしていない」からです。
このアジェンダで会議を始めても、おそらくあちこちで意見がとっ散らかり、
結局何が決まって何を決められなかったのかわからないまま終わってしまいます。
一方、望ましいアジェンダは次のようなものです。
| 項目 | 詳細 | |||
| 会議名 | 職場の雰囲気改善プロジェクト（第1回） | |||
| 日時 場所 参加者 ファシリテーター |
20○○年〇月〇日（○） 13:00～14:00 ○○会議室 職場改善プロジェクト（5名） Aさん |
|||
| 会議の目的・ゴール | 職場の雰囲気が悪いことが「本当に問題なのか」検証する | |||
| 進行内容 | タイムスケジュール | |||
| 進行目安 | 所要時間 | |||
| 1.オープニング ・本日の進め方 ・アイスブレイク（プロジェクトへの意気込みを一言） ・前回の振り返り（初回なら割愛） |
説明 シェア |
13:00 13:03 |
13:03 13:05 |
3分 2分 |
| 2.情報格差を埋める ・職場の雰囲気改善PJ発足に至った経緯（復習） |
説明 | 13:05 | 13:10 | 5分 |
| 3.議論内容 ・職場の雰囲気が悪い現状を洗い出す →ホワイトボードに書き出す（カテゴライズする） ・こんな職場最高！を洗い出す →ホワイトボードに書き出す（カテゴライズする） ・現状とあるべき姿のギャップを確認する（意見交換） |
洗い出し 整理 洗い出し 整理 話し合い |
13:10 13:20 13:25 13:35 13:40 |
13:20 13:25 13:35 13:40 13:50 |
10分 5分 10分 5分 10分 |
| 4.クローズ ・決定事項の確認（ゴールの確認） ・アクションアイテムの確認 ・振り返り（感想の共有） 終了 |
確認 確認 シェア |
13:50 13:53 13:55 |
13:53 13:55 14:00 |
3分 2分 5分 |
大事なのは、「会議で何がしたいのか？」を具体的に書いておくことです。
ここが明確になっていると、参加者が会議のゴールを共有することができ、
「何のための会議だったのか」というモヤモヤをなくすことができます。
話し合う内容についても、なるべく具体的に決めておきましょう。
いい会議にできるかどうかは、会議の開始前に決まってしまうのですね
まとめ
今回は、ファシリテーターの役割と、最重要な役割であるアジェンダについて紹介しました。
- （会議前）アジェンダを作成して、会議の流れを組み立てる
- （会議中）アジェンダ通りに進行する
- （会議中）意見が出しやすいような”場づくり”
アジェンダには、「何を決めたいのか」を具体的に書いておく
事前に会議を設計して、皆が納得できる会議を目指しましょう。
上手くできないかもしれないけど、アジェンダでしっかり会議の流れを考えてみます！
はじめは上手くできなくても気にすることはありません。ある程度気心が知れたメンバーであれば、この会議で練習させてとお願いしてもいいかもしれませんね ^_^
以上、凡才でした。
よろしければ次の記事もご覧ください。
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