【伝わってこそ意味がある】相手へ伝えるときの3つのポイント

伝え方 ビジネス

こんにちは、凡才です。

ロジカルシンキングには大きく4つのステップがある、ということを以下の記事でお伝えしました。

そして、「根拠の考え方」「分析の手法」「数字の使い方」の各ステップについて、

以下の記事で詳しく紹介してきました。

今回はいよいよ最後のステップとなる「上手に伝えて上手に聞く」ポイントについて説明していきます。

せっかくロジカルシンキングできるようになったのに、相手に伝わりません

「考え方は良いけど、伝え方が下手」って言われました…

という方に役立つ記事です。ぜひ最後までお読みください。

参考書は以下です。

上手に聞いて上手に伝えるポイント3選

はじめに結論です。

相手の考えを上手に聞き、自分の考えを上手に伝えるポイントは以下の3つです。

  • 相手の立場でメッセージを考える
  • 論点を明確にする
  • グラフを使い分ける

順番に見ていきましょう。

相手の立場でメッセージを考える

フライパン

メッセージは相手に伝わって初めて意味があります。

ただ自分が伝えたい情報だけを伝えるのではなく、

相手の立場で意味のあるメッセージに変換しましょう。

例えばあなたがホームセンターでフライパンを買おうとしているとき、

以下の2つの説明を受けたらどちらが買いたくなりますか?

A:「このフライパンは相場よりやや値段が張りますが、100万回もの耐久試験に合格するほどの耐久性です。さらに熱伝導率も良くて、人間工学に基づいたデザインになっています」

B:「このフライパンは、相場と比べるとやや値段が張りますが、他社製品と比べると約3倍の耐久性があって買い替えの費用を抑えられるので、長期的にみるとお得です。さらに熱が伝わりやすい素材なので焼きムラができませんし、長時間持っていても腕が疲れにくいように工夫されたデザインになっています」

凡才
凡才

おそらく多くの方がBを選ばれるのではないでしょうか。

2つのメッセージは基本的に伝えている内容は同じなのですが、

伝え方に大きな違いがあります。

Aの伝え方は「事実」を中心に伝えており、

Bの伝え方は「事実の意味合い」にまで言及して伝えています。

Aのように事実を並べられても、

「それがどういう意味を持つのか」「どういう点で嬉しいのか」

まで相手に伝わらないと、結果にはつながりません。

「相手に伝わりやすくするなんて当たり前じゃん」と思われるかもしれませんが、

コミュニケーション場では往々にしてAのようなパターンが起こりがちです。

このように「相手の立場でメッセージを考える」ためのポイントは以下です。

相手の立場でメッセージを考えるポイント
  • 自分が言いたいことを明確にする
  • 相手の視点で、自分が言いたいことにどんな疑問が浮かびそうかを考える
  • 自分の視点で、相手の質問に答えられるメッセージを考える

上のフライパンの例でいくと、

伝えたいことは「100万回の耐久試験に合格」「熱伝導率が良い」「人間工学に基づいたデザイン」

の3つです。

これらの要素で、相手がどんな風に感じるかを予想してみます。

例えば「100万回の耐久試験に合格」については、

自分
自分

100万回の耐久試験に合格しています

相手
相手

それって多いの?少ないの?

自分
自分

多い!同価格帯の他社製と比べて約3倍

相手
相手

多いと何が嬉しいの?

自分
自分

買い替えの回数が減るので、経済的にお得!

という感じで相手とのコミュニケーションを想定してみることで、

相手の関心に沿ったメッセージにすることができます。

これを自分が伝えたいすべての要素で繰り返せばいいのです。

これはアイデア発想法で紹介した「なぜなぜ」5回法に通じるやり方です。

気になった方は参考にしてください。

論点を明確にする

クリア

次は相手の話を聞くときに使うポイントです。

相手の話を聞くときには、

「話の論点が何か」と「相手の主張はどうか」

を明確にして聞くようにしましょう。

例えば、ある人がこう発言したとします。

社内レクリエーションは、

企画・準備をする人は通常業務にプラスして仕事が増えるので大変かもしれないが、

多くの社員が楽しみにしているのでやった方がいい。

この短い発言でも、

以下のように複数の「論点」と「意見」の組み合わせが考えられます。

ronten

聞き手として気を付けておくことは、

話している人の発言が「どの論点にどんな意見を言っているか」

を意識しておくことです。

凡才
凡才

たいていの場合、人は論点と意見をはっきり分けて話してはくれません。

意見のみ、複数の論点がある意見、

さらには論点と意見がかみ合っていない発言をすることもあります

「何について話していて」「どんな意見を持っているか」

これを意識すると、会議のファシリテーションにも活用できます。

上の社内レクリエーションの例でも

「今の発言に何か意見のある人はいますか?」と問いかけても出てこないでしょう。

「どの論点で意見を述べればいいか分からない」

「発言者の意見がくみ取れていない」ということが起こるからです。

一方で、

レクリエーション準備の手間が大きいという意見に対して、

手間を減らせるようなアイデアがある人はいますか?

「なぜ社内レクリエーションをするか」についてですが、

こんな影響もありそうだという意見がある方はいますか?

のように、「論点」を明確にして聞くと意見が出てきやすいです。

以前、ファシリテーションの記事で、

「問題」についてではなく「原因」について解決策を考えるという話をしましたが、

それと似ていて、「発言」にではなく「論点」について意見を考えるのが有効です。

グラフを使い分ける

グラフ

最後に、よく使われるグラフの特徴を理解して使い分けましょう。

それぞれの特徴を理解することで、

伝えたいことを効果的に伝えられます。

円グラフと帯グラフ

円グラフはよく見るイメージがありますが、

シェアなどを表すとき以外はほとんど使われません。

角度を読み取る必要があることから、感覚的な判断になりがちだからです。

比較もしにくいため、横の帯グラフを使った方がよいです。

縦棒グラフと横棒グラフ

複数の要素を同列に並べて比較することができます。

横軸が時間のときは縦棒グラフ、

それ以外の要素別で表したいときは横棒グラフが使いやすいです。

凡才
凡才

軸の使い方が限定されないという面では、横棒グラフが使いやすいですが、

ビジネスで使うときの軸はたいてい時間軸なので、縦棒グラフもよく使われます

折れ線グラフ

多くの場合、横軸が時間になるので

縦棒グラフと用途が似ています。

縦棒グラフとの使い分けは、

データに連続性のある場合や、

変化を印象付けたい場合は折れ線グラフが効果的です。

oresen

このように、同じ情報を基にしたとしても、

どのグラフで表現するかによって強調できることや相手への伝わり方は変わってきます。

同じ4種類の商品の売り上げを表現するとしても、

帯グラフなら「割合」、横棒グラフなら「売り上げ額」が分かる

からね!

凡才
凡才

どのグラフが良い・悪いではなくて、

自分が伝えたいことに適したグラフになっているか」

を意識して使うのが大事です ^_^

まとめ

今回は、ロジカルシンキングの最終ステップである

「上手に聞いて上手に伝える」ポイントを紹介しました。

上手に聞いて上手に伝えるポイント
  • 相手の立場でメッセージを考える
  • 論点を明確にする
  • グラフを使い分ける

なんだか自分でも上手く伝えられそうな気がしてきた!

凡才
凡才

ポイントを押さえて的確に情報を伝えましょう!

参考書には、これ以外にも人に伝えるうえでのポイントが紹介されています。

気になった方はチェックしてみてください。

以上、凡才でした。

コミュニケーションに苦手意識のある方は以下の記事もご覧ください。

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