こんにちは、凡才です。
前回はファシリテーション術第1弾として、「いい会議」とはどういうものかを紹介しました。
どういう会議が目指すべきものなのか、をイメージしていただけたのではないでしょうか。
今回は第2弾として、知っておきたい「会議の種類」について説明します。
なんでも「会議」って一括りにしていいの？内容がそれぞれ違うけど…
問題になる会議ってどんな類のもの？
という方に役立つ記事です。ぜひ最後までお読みください。
前回に引き続き、参考書は「ゼロから学べる！ファシリテーション超技術」です。
会議はこの5種類
ファシリテーションを学ぶには、
それぞれの会議の特徴・目的を理解しておく必要があります。
結論から言うと、会議は大きく次の5種類に分けられます。
- 報告・連絡会議
- 進捗確認会議
- 問題発見・解決会議
- 意思決定会議
- 説明会
それぞれについて詳しく紹介していきます。
報告・連絡会議
「毎月の営業会議」などのような定期的に開かれる会議を指します。
この種の会議の主な目的は「情報共有」です。
例えば、上長が中心になって他メンバーが知っておくべき状況を周知したり、
提出物のリマインドなどを行います。
メンバー間で共有すべき事項をシェアすることも多いです。
進捗確認会議
予算進捗会議、プロジェクト進捗会議などがこれにあたります。
主な目的は、「上司が部下の進捗を把握すること」です。
メンバー同士がお互いの活動を共有・把握することでムダを省き、
効率的に仕事を進めることができます。
ただ、実はこの会議は意外と曲者です。
進捗が想定より芳しくない場合、
往々にして上司と担当者との「マンツーマン問答」の状況に陥ってしまうからです。
例えば、上司が進捗遅れの「原因」と「対策」をその場で求め、
それが出てこないor気にくわないと「指導」が入る…
2人だけの話し合いで済む話なのですが、その他のメンバーもいる場でこの流れに入ると、
関係ないメンバーにとっては時間のムダですし、
問い詰められた側も意気消沈してしまい、
結果として全体の士気が下がってしまうことがあるのです。
特にプレゼンをするような場でよくみられる光景ですね
私も学生の時の研究報告会で何度も経験しました
そのため、何を、どこまで決めるのかを最初に決めておくことが重要な会議です。
問題発見・解決会議
「打合せ」「ミーティング」とも呼ばれ、議論が中心となる会議です。
企画会議や改善活動など、数人が集まって知恵を出し合い物事を決定することが目的です。
会議におけるイライラポイントがもっとも顕著に表れる会議でもあり、
5種類の会議の中で最も難易度が高いです。
その分、ファシリテーターが最も必要とされる会議であるとも言えます。
意思決定会議
取締役会議や経営会議など、ある程度用意された議題について判断することが主な目的です。
事前に根回しされた議題が上がることがほとんどで、議論に発展することは少ないです。
説明会
制度変更やシステム導入などのタイミングで、伝達を目的として行われます。
議論が行われることはほとんどなく、
多くの場合、主催者が一方的に話して最後に質疑応答の時間をとるパターンです。
なぜ、会議が必要なのか
ちょっと哲学みたいに聞こえる質問ですが、そもそも「なぜ、会議が必要なのでしょうか？」。
様々な答えが考えられますが、多くの方が思いつくのは、
考えるべき/解決すべき「問題」があるから、という類のものではないでしょうか。
つまり、皆さんを悩ませる会議の多くは「問題発見・解決会議」なのです。
答えが決まっていない問題に取り組むので、悩みが多くなるのも当然と言えば当然ですが…
AIの開発や自動化の進展で、人間がしなければならない仕事は減ってきていると言われる昨今ですが、「問題解決」については、今後も人間しかできない仕事であり続けるとも言われています。
そこで、これからの記事では、
「問題発見・解決会議」を中心としたファシリテーションについて紹介していきます。
まとめ
ファシリテーションを学ぶ上で知っておくべき、「会議の種類」について紹介しました。
- 報告・連絡会議
- 進捗確認会議
- 問題発見・解決会議
- 意思決定会議
- 説明会
会議を種類分けして考えてみると、
皆さんがうんざりするような会議はほとんど「問題発見・解決会議」であることが分かりました。
言い方を変えれば、最もファシリテーションの需要が高い会議でもあります。
多くの方を悩ます「問題発見・解決会議」で、
ファシリテーションの真価を発揮していきましょう。
問題発見・解決会議でファシリテーションできれば、会議に対する認識も変わるかも！
あなたの会議に対する認識はもちろん、周りのあなたを見る目も変わるはずです！
あなたがいると会議がはかどる、そういわれる日を目指したいですね
以上、凡才でした。
よろしければ次の記事もご覧ください。
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